Cronograma de trabajo: es un instrumento esencial para la gestión del tiempo. El uso de esta herramienta ayuda a planificar una adecuada distribución de las actividades propuestas así como estimar correctamente el tiempo de duración de cada una, para cumplir con los plazos establecidos. También favorece el desarrollo, seguimiento y control de cada una de las actividades que componen el proyecto.
Para poder realizar un
cronograma siempre se recomienda tener en cuenta consejos tales como contar con
un calendario a mano, disponer de todas las tareas que deben componer a aquel,
establecer una línea del tiempo básica.
Muchos son los programas
informáticos que se pueden utilizar para que cualquier empresa, profesional o
particular pueda establecer su propio cronograma de actividades que debe
acometer. Por ejemplo, uno de los softwares más sencillos y usados al respecto
es Microsoft Word, que permite la creación de tablas donde se pueden ir
estableciéndose todas las mencionadas tareas.
De la misma manera, también
se puede recurrir a Microsoft Excel, una hoja de cálculos que es igualmente
apropiada para esta misión dadas sus características y el tipo de plantilla
cuadriculada con la que trabaja.
CONTROL DE INDICADORES VERIFICABLES OBJETIVAMENTE
Un
indicador es la especificación
cuantitativa o cualitativa utilizada para medir el logro de un objetivo. Debe
ser aceptada por la totalidad de los involucrados como adecuada para medir los
logros del proyecto.
Los indicadores especifican de manera precisa cada objetivo
a nivel de componentes (productos), a nivel de propósito y a nivel de fin. A
nivel de actividad, contiene los costos de cada actividad y en conjunto, el
costo de cada componente, lo cual constituye el presupuesto del proyecto.
Además, a nivel de propósito miden el efecto directo después de completada la
ejecución del proyecto. Dan las bases
para el seguimiento del desempeño y la evaluación y muestran como puede ser
medido el éxito de un proyecto
Cada
indicador incluye la meta específica que permite medir si el objetivo ha sido
alcanzado. Debe especificar:
.
la cantidad (cuánto)
.
la calidad (de qué tipo)
.
el tiempo (para cuándo o entre cuándo y cuándo)
.
grupo social (o grupo objetivo de la población)
.
el lugar (la localización)
Es importante llegar a un acuerdo entre los involucrados –los que diseñan el proyecto, los que lo ejecutan y los beneficiarios, principalmente- en relación con las metas.
El indicador debe ser verificable objetivamente, esto está relacionado con la columna de medios de verificación en donde se indican las fuentes acordadas de información que pueden ser examinadas objetivamente para verificar si se alcanzado un objetivo determinado.
Los indicadores deben ser verificables objetivamente para que tanto el que propone el proyecto como el escéptico o el que se opone estén de acuerdo en lo que implica la evidencia. El valor que toma el indicador debe estar disponible para todos.
No
basta con identificar el valor de un indicador para el principio y el final del
proyecto, también hay que tener indicadores intermedios que son indispensables
para el seguimiento del proyecto. Esto se aplica especialmente a los
indicadores de componente.
Puede
ser importante incluir al menos un indicador cualitativo en un proyecto,
especialmente la opinión de los beneficiarios sobre el desempeño del proyecto.
Esto fomenta el sentido de pertenencia del beneficiario hacia el proyecto y
acerca al cliente con el ejecutor. Por eso, no debemos evitar la utilización de
fuentes primarias de información.
En
relación con la columna de medios de verificación en donde se indican las
fuentes acordada de información que pueden ser examinadas objetivamente para
verificar si se ha alcanzado un objetivo determinado.
Los indicadores deben ser verificables objetivamente para que tanto el
que propone el proyecto como escéptico o el que se opone estén de acuerdo en lo que implica
la evidencia.
MEDIOS
DE VERIFICACIÓN
La columna de Medios de Verificación contiene
datos de dónde puede la entidad ejecutora o el evaluador obtener información
sobre la situación, el desempeño o comportamiento de cada indicador durante la
ejecución del proyecto. Ello requiere que los diseñadores del proyecto identifiquen
fuentes de información o dispongan que se recoja información, posiblemente como
actividad del proyecto, con su costo
correspondiente.
El
tema crítico es dónde obtenemos los datos requeridos.
Podemos
utilizar:
- Fuentes secundarias, es decir, datos que son recogidos regularmente y con frecuencia son publicados. Debiera hacerse un inventario de estas fuentes. Esta es la fuente de información menos costosa aunque los datos pueden requerir tabulaciones o procesamiento especial para que pueda aplicarse a la población objetivo.
- Fuentes primarias, si no hay información de fuentes secundarias para el indicador debe considerarse recolectar o generar los datos.
Si
el proyecto financia la recolección de estos datos, entonces dicha recolección
tendrá que estar consignada también en las actividades (columna de objetivos)
con su costo correspondiente (columna de indicadores).
En
general, si un indicador no tiene medios de verificación, o contar con él es
demasiado caro, entonces debemos seleccionar otro.
